Jak bezpiecznie zakończyć umowę leasingu?

Share

Tweet

Share

Share

Email

Komentarze

W poprzednich numerach newslettera opisywaliśmy procesy zawierania i monitorowania umowy leasingu. Każda umowa prędzej czy później musi jednak zostać zakończona, a jak to zrobić bezpiecznie i rozsądnie opiszemy w niniejszym materiale.

Umowa leasingu z reguły kończy się w terminie, określonym w treści umowy. Mogą być jednak przypadki zarówno skrócenia, jak wydłużenia jej okresu.

1. Umowa kończona terminowo

Procedury większości firm leasingowych przewidują stosunkowo korzystne dla klientów sposoby postępowania. Z reguły na miesiąc lub nawet wcześniej przed zakończeniem okresu leasingu do klientów wysyłane są powiadomienia (przypomnienia) o fakcie zbliżania się do końca okresu leasingu. Jednocześnie korzystający informowany jest o bieżącym stanie zaległości, celem umożliwienia mu ich uregulowania w trakcie trwania umowy i uniknięcia spiętrzenia płatności w miesiącu jej kończenia. Dostarczane jest również oświadczenie o skorzystaniu lub rezygnacji z prawa nabycia przedmiotu leasingu.
Takie powiadomienie powinno zostać wnikliwie przeanalizowane. Zawiera bowiem również opis poszczególnych kroków przewidywanych w procesie zamykania umowy. Zakres informacji jest różny w różnych firmach, ale warto mieć świadomość jakie są wszystkie elementy, konieczne do kompleksowego przeprowadzenia tego procesu. Spośród nich szczególnie warto zwrócić uwagę na:

• Terminy spłaty ewentualnych zaległości wraz z naliczonymi odsetkami
• Wysokość kwoty wykupu wraz z podatkiem VAT i jej odniesienie do bieżących możliwości płatniczych
• Termin i warunki wystawienia faktury sprzedaży przedmiotu leasingu
• Sposób i terminy wydania koniecznych dokumentów (np. karty pojazdu)
• Sposób postępowania z wekslami zabezpieczającymi umowę leasingu
• Zwolnienie pozostałych ewentualnych zabezpieczeń
• Możliwość cesji praw z polisy ubezpieczeniowej lub jej rozliczenie
• Rozliczenie rocznego podatku od środków transportu

Terminy spłaty zaległości

Dla prawidłowego zakończenia umowy leasingu elementem absolutnie koniecznym jest wypełnienie wszelkich obowiązków zapisanych w umowie, spośród których priorytetowym jest uregulowanie wszelkich płatności przewidzianych w umowie w tym opłat dodatkowych, podatków itp.
Bez spłaty wszelkich zobowiązań wraz z odsetkami za opóźnienie, żadna firma leasingowa nie zakończy umowy, w tym szczególnie nie sprzeda przedmiotu leasingu. Prawo własności leżące po stronie finansującego jest bowiem jedną z głównych cech leasingu i nikt nie pozbędzie się tej przewagi bez weryfikacji spełnienia wszystkich obowiązków przez klienta.
Należy pamiętać, że kumulacja płatności wraz z kwotą wykupu może utrudnić zgromadzenie środków, a więc przedłużyć cały proces kończenia leasingu. Poza tym jeśli w okresie trwania umowy zaległości nie zostaną uregulowane, możliwe jest naliczenie opłat dodatkowych np. za opóźnienie w zwrocie przedmiotu leasingu. W momencie zakończenia umowy korzystający jest bowiem uprawniony, ale i najczęściej zobowiązany do zakupu przedmiotu leasingu, a w przypadku nie wywiązania się z tego obowiązku, do jego niezwłocznego zwrotu. Kary za każdy dzień opóźnienia mogą być naprawdę znaczące.
Dodatkowo istnieje potencjalne ryzyko wypowiedzenia opcji wykupu, co jest zawsze zapisane w treści umowy. Może to być groźne zwłaszcza w przypadku minimalnego wykupu (np. 1%) i wysokiej wartości rynkowej przedmiotu leasingu. Trudno powiedzieć, czy firma leasingowa zdecyduje się na ten krok w przypadku drobnych opóźnień w zakończeniu umowy, ale przy dłuższych okresach zwłoki, jest to w pełni realne.

Ocena kwoty wykupu i możliwości jej uiszczenia w terminie

Bardzo ważną kwestią w procesie kończenia umowy leasingu jest ocena aktualnych możliwości bezproblemowego dokonania wykupu przedmiotu leasingu. W większości standardowych przypadków jest to kwota symboliczna i wówczas problem nie istnieje. Jednak dość często albo z uwagi na stawkę amortyzacji, albo ze względu na chęć obniżenia wysokości rat leasingu (im wyższy wykup, tym niższe raty), wykup ustalany jest w wysokości np. 20-30% wartości początkowej przedmiotu. W przypadku większych inwestycji może to być znaczące dla płynności firmy.
Analizę należy przeprowadzić na tyle wcześnie, żeby zostawić sobie czas na rozwiązanie problemu przed momentem zakończenia umowy. Możliwe warianty to:

• Rozłożenie wykupu na raty
• Wydłużenie okresu umowy i obniżenie wykupu do akceptowalnej wysokości

Trudno powiedzieć który z nich jest bardziej korzystny. Zależy to od podejścia danej firmy leasingowej i kosztu przeprowadzenia takiej zmiany w umowie. Wydłużenie umowy wydaje się prostsze, gdyż nadal jest to umowa leasingu, ze wszystkimi ustanowionymi w niej zabezpieczeniami, z jednoznacznie przypisanym do finansującego prawem własności przedmiotu leasingu itp. Proceduralnie i operacyjnie prosty aneks wydłużający umowę może być szybszy do przeprowadzenia niż zawieranie odrębnej umowy sprzedaży na raty, ustanawianie do niej odrębnych zabezpieczeń itp. Opcja ta jest jednak ograniczona aspektami podatkowymi, gdyż przy niskich stawkach amortyzacji zmniejszenie wykupu do minimalnej kwoty, może wymagać wydłużenia umowy o nawet kilka lat.
Dość często stosowanym wariantem uniknięcia kłopotów z dużym wykupem jest zastosowanie w umowie leasingu tzw. wpłat na depozyt, których wartość jest wprost równa kwocie wykupu podzielonej przez ilość rat okresowych.
W ten sposób płacąc miesięcznie każdą ratę, gromadzi się systematycznie w okresie leasingu cała wartość wykupu. Czy to jest korzystne? Z punktu widzenia płynności, na pewno tak. Podatkowo raczej nie, gdyż wpłacane miesięczne raty wykupu nie stanowią kosztu dla korzystającego. Można przy tym mieć wątpliwości, czy finansujący prawidłowo (lub w ogóle) ujął swoje korzyści z zarządzania środkami klienta przez cały okres leasingu, obniżając swoją marżę.
Zawarcie aneksu do umowy powinno być poprzedzone analizą warunków, jakie proponuje firma leasingowa. Nie jest bowiem przypadkiem odosobnionym sytuacja, gdy marża firmy leasingowej w proponowanym aneksie jest wielokrotnie wyższa niż dotychczasowa marża w umowie.

Terminy i warunki wystawienia faktury sprzedaży, wydanie dokumentów

Faktura sprzedaży jest ostatnim dokumentem księgowym wystawianym przez finansującego. Jest ona potwierdzeniem sprzedaży przedmiotu leasingu, pomimo że formalnie nie stanowi umowy sprzedaży. W związku z tym jej wystawienie poprzedzone jest weryfikacją realizacji zobowiązań korzystającego, o której wspomniano powyżej. Nie ma jednego terminu na wystawienie faktury sprzedaży, jednak uniwersalną zasadą jest potwierdzenie tym dokumentem wpływu wszelkich płatności wraz z ewentualnymi odsetkami oraz uiszczenie kwoty wykupu wraz z podatkiem VAT. Fakturę wystawia się niezwłocznie po takiej weryfikacji.
Jeśli korzystającemu zależy na czasie powinien jak najwcześniej wpłacić wszelkie kwoty z umowy i pozostawać w kontakcie z pracownikami firmy leasingowej w celu przyspieszenie tego procesu.
Z reguły wraz z fakturą sprzedaży wysyłane są wszystkie dokumenty konieczne np. do przerejestrowania pojazdu (karta pojazdu). W tym przypadku również można z firmą leasingową uzgodnić najbardziej optymalny sposób przesłania tych dokumentów (np. kurierem). Dla przypomnienia poniżej wykaz dokumentów niezbędnych do zarejestrowania pojazdu wykupionego po leasingu:

• Wniosek o rejestrację pobrany z internetu lub w Wydziale Komunikacji
• Oryginał faktury VAT potwierdzającej sprzedaż pojazdu (jeśli pojazd nabywany jest nie bezpośrednio z firmy leasingowej potrzebne są również faktury pośrednie w oryginale lub potwierdzone notarialnie)
• Karta pojazdu
• Czasem wymagany aktualny wyciąg z KRS firmy leasingowej
• Tablice rejestracyjne
• Dowód rejestracyjny z aktualnym badaniem technicznym

Zwrot weksli, zwolnienie zabezpieczeń

Po rozliczeniu umowy leasingu finansujący zobowiązany jest do zwolnienia wszelkich zabezpieczeń ustanowionych do tej umowy. Prawie zawsze jest to weksel własny In blanco. Jego zwrot w postaci nieskasowanej (nie unieważnionej) jest praktycznie nigdy nie stosowany. Przesyłanie takiego weksla wiązałoby się z ryzykiem jego zagubienia i możliwością niekontrolowanego użycia przez osoby nieupoważnione. Podważanie prawidłowo podpisanego weksla, przedstawionego do wykupu jest trudne i może być wręcz nieskuteczne.
Dlatego firmy leasingowe albo wysyłają weksle unieważnione, albo
wręcz (co jest dla nich prostsze) okresowo niszczą wszystkie weksle do zakończonych umów, informując korzystających o takiej procedurze. Jeśli dla własnej pewności korzystający pragnie być w posiadaniu unieważnionego weksla powinien jednoznacznie zaznaczyć to przy kończeniu umowy.
Można również zażądać zwrotu weksla ważnego, jednak w takim przypadku zalecane byłoby osobiste jego odebranie.
Zwolnienie pozostałych zabezpieczeń odbywa się adekwatnie do procesu ich ustanawiania. Przewłaszczenia wymuszają wydanie przez firmę leasingową oświadczenia lub zawarcia z korzystającym umowy zwrotnego przeniesienia własności, zastawy sądowe zdejmowane są przez sąd po otrzymaniu stosownego oświadczenia finansującego, hipoteki uwalniane są przez wydziały ksiąg wieczystych również na bazie złożonego oświadczenia firmy leasingowej.
Dla własnego bezpieczeństwa należy dopilnować zwolnienia wszelkich zabezpieczeń, gdyż w przyszłości można mieć problem z zagospodarowaniem danego środka trwałego, na którym nadal ciążyć będą ustanowione zabezpieczenia.

Ubezpieczenie po okresie leasingu

W trakcie trwania leasingu większość przedmiotów ubezpieczana jest przez finansującego, co wynika zarówno z łatwiejszego procesu monitorowania ciągłości ubezpieczeń, jak i z faktu osiągania wysokich zysków z obsługi pakietu polis.
W przypadkach, gdy ubezpiecza korzystający sprawa jest stosunkowo prosta, polisy są aneksowane, ubezpieczonym staje się korzystający, inne elementy nie ulegają zmianie, a polisa jest kontynuowana.
Przy ubezpieczeniu w pakiecie finansującego sprawa nieco się komplikuje. Mniej w przypadku ubezpieczeń majątkowych, gdzie ubezpieczenie generalnie wygasa po okresie leasingu, a stawki składek są na tyle małe, że ich rozliczanie, zwrot itp. nie jest pierwszoplanowym problemem dla żadnej ze stron.
Odmiennie wygląda to dla ubezpieczeń komunikacyjnych. Zgodnie z przepisami ubezpieczenie OC przechodzi z mocy prawa na nabywcę pojazdu, a ubezpieczenie AC wygasa w momencie sprzedaży, chyba że zostanie przeniesione na nabywcę za zgodą sprzedającego. Firma leasingowa co do zasady nie wyraża zgody na przeniesienie polisy na nabywcę, nie chcąc obciążać swojego portfela ewentualnymi przyszłymi szkodami z tej polisy.
Niebagatelnym elementem jest też zwrot niewykorzystanej w okresie ubezpieczenia składki. W przypadku umów leasingu zawartych na niepełne lata (23, 35, 47 itd. miesięcy) ma to minimalne znaczenie. Polisy wygasają bowiem w zasadzie zaraz po sprzedaży pojazdu, co ułatwia też kontynuowanie ich już w ramach ubezpieczenia własnego.
Jeśli jednak umowa zawarta była na okres pełnych lat, może się okazać, że polisa właśnie weszła w życie, a zapłacona za cały okres składka AC powinna zostać zwrócona firmie leasingowej, a ta powinna ją przekazać korzystającemu. O ile pierwsza część tego procesu zawsze ma miejsce, o tyle druga z reguły wymaga złożenia wniosku o taki zwrot niewykorzystanej składki. I tego należy we własnym interesie przypilnować.
Rozliczenie podatku od środków transportu.
Ten element rozliczenia umowy leasingu również wymaga monitorowania ze strony korzystającego. Firma leasingowa może bowiem stosować różne sposoby postępowania. Notuje się, choć tylko dla wybranego grona klientów, obciążanie ich jedynie za część roku, zakładając terminową realizację wykupu, albo (co jest normą) obciążanie za całość roku i korektę po faktycznym sprzedaniu pojazdu.
Również w tym wypadku monitoring rozliczenia jest koniecznością, gdyż zdarza się dość często brak przelania środków uzyskanych przez finansującego ze zwrotu podatku za nienależną część roku, co pozwala finansującemu uzyskać dodatkową (choć nieuzasadnioną) korzyść z umowy leasingu.

2. Umowy kończone przed terminem

Umowa może zostać zakończona przed terminem w przypadkach opisanych w OWUL (szkoda całkowita, wypowiedzenie z winy korzystającego). W zasadzie nie przewiduje się możliwości zakończenia umowy na wniosek korzystającego, jednak życie niesie różne niespodzianki i zawsze takie rozwiązanie można zastosować. Oczywiście należy pamiętać, że korzystający może jedynie wnioskować o wcześniejsze zakończenie umowy. Akceptacja wniosku jest wyłącznym prawem finansującego, ale praktyka pokazuje, że w uzasadnionych przypadkach jest ona udzielana.
Zakończenie umowy leasingu przed terminem jest o tyle złożone, że nie można pominąć aspektów podatkowych. Umowa kończona w terminie krótszym niż minimalny okres wymagany Ustawą o Podatku Dochodowym (od osób prawnych lub fizycznych), rodzi ryzyko zakwalifikowania jej jako umowy sprzedaży na raty i zakwestionowania w efekcie kosztów podatkowych ujętych w księgowości poprzednich okresów. Poza tym wykup przedmiotu leasingu w takim wypadku może być dokonany wyłącznie po cenie rynkowej, a to może znacząco podnosić koszt całej operacji.
No i co nie jest bagatelne, zawsze taka czynność wiąże się z koniecznością naliczenia opłaty manipulacyjnej, z reguły rzędu kilkuset złotych.
Jakie więc mogą być warianty wcześniejszego zakończenia umowy?

• Umowa trwałą krócej niż minimalny okres przewidziany w Ustawie, korzystający chce wykupić przedmiot leasingu
• Umowa trwała krócej niż minimalny okres przewidziany w Ustawie, korzystający nie chce wykupywać przedmiotu leasingu
• Umowa trwała dłużej niż minimalny okres przewidziany w Ustawie, korzystający chce wykupić przedmiot leasingu
• Umowa trwała dłużej niż minimalny okres przewidziany w Ustawie, korzystający nie chce wykupić przedmiotu leasingu.

Analizując po kolei każdy z przypadków w aspekcie finansowych i podatkowych efektów decyzji o wcześniejszym zakończeniu umowy leasingu otrzymamy następujące wnioski:

• Jeśli umowa trwała zbyt krótko, aby zgodnie z Ustawą można ją było uznać za leasing, wcześniejsze zakończenie jest wyjątkowo kosztowne i ryzykowne. Można bowiem zakładać prawie na pewno, że Urząd Skarbowy nakaże przekwalifikować taką umowę na umowę sprzedaży na raty z konsekwencjami opisanymi powyżej. Jeśli do tego dodamy konieczność zakupu przedmiotu leasingu po cenie rynkowej, cały proces staje się bezcelowy i po prostu nie należy go nigdy przeprowadzać. Jedyną praktycznie alternatywą na wycofanie się z leasingu jest znalezienie firmy, która zgodzi się przejąć prawa i obowiązki korzystającego. Jest to bezpieczne dla wszystkich zainteresowanych stron, o ile oczywiście kondycja finansowa nowego korzystającego zostanie zaakceptowana przez firmę leasingową.
• Jeśli w przypadku jak wyżej korzystający nie chce wykupić przedmiotu leasingu, ryzyka podatkowe są mniejsze. Nawet bowiem w przypadku kontroli, Urząd Skarbowy powinien uznać tę umowę za umowę najmu, co nic nie zmieni w aspekcie konsekwencji dla ujętych kosztów podatkowych. Jedynym ograniczeniem pozostaje konieczność sprzedaży przedmiotu leasingu osobie trzeciej po cenie rynkowej. W zależności od tego jak kształtuje się ona w stosunku do pozostałego do spłaty kapitału, operacja może być korzystna lub nie. Jeśli nie, bezpieczną opcją pozostaje również cesja praw z umowy leasingu.
• Umowa, która spełnia kryteria podatkowe dla uznania jej za umowę leasingu, daje najszerszy wachlarz możliwości wcześniejszego zakończenia. Najkorzystniej wypada to w przypadku, gdy korzystający chce wykupić przedmiot leasingu. Proces sprowadza się wówczas do wyliczenia nowej wartości rezydualnej (wartości wykupu) i zamknięcia umowy po wpłaceniu stosownej kwoty. Jak w każdym wypadku szczegóły mogą być nieco rozczarowujące dla korzystającego. Firma leasingowa, nie mając stosownych zapisów w OWUL precyzujących zasady rozliczenia takiej umowy, zapewne zastosując mało korzystne wyliczenia przewidziane dla przypadku rozwiązania umowy z winy korzystającego. Może to oznaczać konieczność zapłaty całości opłat przewidzianych w umowie wraz z poprzednim wykupem. Ten element można jednak negocjować, a inne czynniki ryzyka w takim przypadku nie występują.
• Jeśli korzystający pomimo możliwości zakupu przedmiotu leasingu na warunkach odbiegających od rynkowych, nie ma zamiaru lub możliwości nabycia go po wcześniejszym zakończeniu umowy, osoba trzecia może nabyć ten przedmiot, jednak wyłącznie po cenie rynkowej. Teoretycznie istnieją możliwości rozliczenia się finansującego z korzystającym w taki sposób, aby był beneficjentem nadwyżki ceny rynkowej ponad kwotę rozliczenia, jednak nie jest to proste i wymaga otwartości firmy leasingowej. Jeśli więc potencjalny nabywca przedmiotu leasingu nie chce płacić ceny rynkowej lub obecny korzystający nie zgadza się zrezygnować z rozliczenia wspomnianej nadwyżki, pozostaje również opcja dokonania cesji, a wówczas rozliczenie jest wyłącznie domeną klienta i firmy przejmującej leasing. Najkorzystniej jednak byłoby wykupić przedmiot leasingu i samodzielnie sprzedać go po cenie rynkowej. Oczywiście należy bodaj na krótki termin dysponować odpowiednią do tego kwotą.

Najkorzystniejsze rozwiązania w zakresie wcześniejszego skrócenia umowy leasingu osiągnie się zawsze negocjując odpowiednie zapisy w momencie zawierania umowy. Wówczas umowa nie stanie się pułapką z wieloma niewiadomymi ryzykami i będzie umożliwiała elastyczne dostosowanie jej długości do bieżących potrzeb biznesowych klienta.
Bez względu na przyjętą formę i sposób wcześniejszego wyjścia z umowy leasingu, przed podjęciem takiej decyzji należy przeanalizować wszelkie tego konsekwencje, przeprowadzić negocjacje z firmą leasingową, a w bardziej złożonych lub tylko większych kontraktach wynająć do tego specjalistów, gdyż ich wynagrodzenie może być znakomicie mniejsze niż skutki decyzji podjętych bez merytorycznego wsparcia.

3. Umowy wydłużane

Umowy mogą być wydłużane w celu uniknięcia konieczności realizacji wysokiego wykupu. Przypadek ten omówiony był już wyżej w materiale.
Ale wydłużanie umowy może być również efektem problemów finansowych i poszukiwania możliwości zmniejszania bieżących obciążeń (restrukturyzacja umów leasingu). Tematowi temu poświęcimy kiedyś odrębny artykuł. Jeszcze innym powodem wydłużania umowy mogą być sytuacje dopasowywania obciążeń do przychodów w sytuacji np. dzierżawy leasingowanego aktywa.
Bez względu na przyczyny zawsze konieczna jest analiza warunków wydłużenia, gdyż oprócz wzrostu marży mogą pojawić się nowe kowenanty, zabezpieczenia, warunki ubezpieczenia itp.
MGW jak zwykle poleca swoje usługi wspierające Państwa wysiłki w zakresie wszelkich czynności związanych z zawieraniem, obsługą, cesją praw i obowiązków lub kończeniem umów leasingu. Może to być zarówno odrębna usługa, jak również kompleksowe przejęcie nadzoru nad obsługą umów w ramach pakietu LeasingMonitor.