Dynamika rozwoju branży leasingowej w Polsce skutkuje coraz większą ilością zawieranych umów leasingu. Coraz trudniej znaleźć przedsiębiorcę nie korzystającego z tej formy finansowania. Leasing oprócz niosących ze sobą wielu korzyści, staje się niejednokrotnie dużo prostszym produktem finansowym w odróżnieniu od kredytu inwestycyjnego. Firmy leasingowe prześcigają się w upraszczaniu sposobów zawierania umów, próbując już, zawierać je z Klientem on-line.
Jak pokazują dane statystyczne w roku 2014 firmy leasingowe oddały w leasing 306.644 przedmioty, rok później było to już 348.630 środków trwałych a rok 2016 zakończył się oddaniem w leasing 401.769 przedmiotów. Prognozy na rok 2018 również wskazują na istotny przyrost ilości zawieranych umów. Mając na względzie nieujednolicony standard umów, duże różnice w sposobie fakturowania opłat leasingowych, pojawiające się w trakcie realizacji faktury bądź noty za koszty dodatkowe oraz różne sposoby zakończenia umów, skuteczne zarządzanie takim portfelem wymaga coraz więcej czasu i wiedzy merytorycznej.
Istnieją różne sposoby na sprostanie tym wyzwaniom. Można zatrudnić więcej pracowników, niesie to jednak za sobą dodatkowe koszty i czasochłonność naboru nowych oraz wykwalifikowanych kadr. Drugim sposobem jest porozumienie się z firmą leasingową co do zawarcia umów ramowych bądź wieloprzedmiotowych na bazie których firmy leasingowe mogą wystawiać jedną fakturę na wszystkie umowy leasingowe bądź przedmioty nimi objęte. To również nie jest idealne rozwiązanie, chociażby z uwagi na fakt, że jeśli któryś z przedmiotów leasingu ulegnie szkodzie całkowitej trzeba rozliczyć taką umowę częściowo. Ponadto zasada dywersyfikacji ryzyka wskazuje na konieczność posiadania kilku Finansujących, a każdy z nich ma swój standard faktur za opłaty leasingowe i odrębne uwarunkowania prawne takiej umowy.
Ponieważ natura nie znosi próżni, to na rynku pojawiła się innowacyjna usługa zarządzania pakietami umów leasingu w formie outsourcingu. Jak każda tego typu umowa, ma ona jeden podstawowy cel – uprościć i zoptymalizować proces zarządzania pakietem umów leasingu, dzięki czemu proces ten będzie tańszy i znacznie bezpieczniejszy. Nie jest to jednak wyłącznie rozwiązanie polegające na przeniesieniu odpowiedzialności na firmę zewnętrzną. Towarzyszy bowiem temu spora wartość dodana w postaci nowoczesnego systemu informatycznego, który po zintegrowaniu z dowolnym systemem księgowym Klienta umożliwia automatyzację procesu księgowania dokumentów wystawianych przez firmy leasingowe, niezależnie od ich standardu i rodzaju. Usługa wprowadza też wysoki standard zarządzania pakietami i jak każdy przemyślany proces, porządkuje i profesjonalizuje te czynności. W związku z wieloma zapytaniami naszych Czytelników, pozwalamy sobie na przybliżenie tej usługi.
Usługa dostępna jest na rynku pod nazwą LEASING MONITOR, która chyba dobrze oddaje jej charakter i cel. Zespół ekspertów, odpowiedzialny jest bowiem za ścisłe monitorowanie bezpieczeństwa umów leasingu, poprawności wystawianych faktur, sposobu realizacji umów, zgodności obciążeń pod kątem treści umowy jak i przepisów prawa, zarówno w ujęciu księgowym i podatkowym. Jak przy każdym monitoringu, istnieje też cały zestaw instrumentów pozwalających w automatyczny sposób na powiadamianie użytkowników o pojawiającym się problemie lub ryzyku jego powstania.
Oficjalna definicja i wizytówka produktu mówi o tym iż jest to „innowacyjna usługa będąca połączeniem outsourcingu oraz szeregu czynności doradczych, zmierzająca do minimalizowania kosztów finansowych i operacyjnych związanych z realizacją i obsługą umów leasingu” . Polega na administrowaniu umowami leasingu poprzez realizację zespołu czynności wykonywanych na zlecenie Korzystającego w celu pełnej ochrony jego interesów, w trakcie trwania umów leasingu, skutkując obniżeniem kosztów i ryzyka prawnego oraz finansowego jakie niesie dla przedsiębiorcy ta forma finansowania”. W szybko rozwijającym się świecie, w którym coraz większą wagę przykłada się do zysku i bezpieczeństwa, a coraz trudniej o wykształconą kadrę – usługa pozwala znacznie obniżyć koszty obsługi umów, dając jednocześnie jej użytkownikom pewnego rodzaju polisę i zabezpieczenie przed trudnymi bądź niespodziewanymi zdarzeniami. Pozwala również na dostęp on-line do aktualnej bazy kompletnych informacji o naszych aktywnych umowach ułatwia zarządzanie portfelem tych umów. oraz umożliwia zweryfikowanie czy uzyskane przez nas warunki cenowe oddają rzeczywiste ceny transakcyjne występujące w danym czasie na rynku usług leasingowych.
Pierwszym krokiem podejmowanym w ramach usługi jest bezpłatne przygotowanie przez zespół ekspertów procedury profesjonalnego zarządzania umowami leasingu. W ramach tej czynności określana jest mapa ryzyka, wynikająca z treści umów leasingu i OWUL (ogólne warunki umów leasingu). Obszary wrażliwe z punktu widzenia Korzystającego lub obarczone ryzykiem są ściśle monitorowane w późniejszym procesie obsługi. Procedura zawiera również informację o standardzie i częstotliwości raportowania,. Dodatkowo uzgadniany jest schemat księgowania umów leasingu, który jest de facto pierwszym sposobem weryfikacji poprawności księgowań w kontekście treści umów jak i przepisów prawno-księgowych. Ostatecznie uzgodniona i dopasowana procedura monitorowania i zarządzania umowami leasingu, dopasowana indywidualnie jest wdrażana w życie, umożliwiając:
- Monitoring kluczowych obszarów ryzyka finansowego i operacyjnego
- Dostęp do aktualnej bazy umów leasingu zawierającej informacje o aktualnie obsługiwanych umowach leasingu wraz z elektronicznym archiwum całej dokumentacji leasingowej oraz szeregiem zindywidualizowanych raportów
- Obniżenie kosztów finansowych umów leasingu poprzez ciągły monitoring poprawności naliczania opłat leasingowych, sposobu rozliczenia umów leasingu oraz dostępu do informacji o bieżących cenach transakcyjnych na rynku usług leasingowych
- Automatyzację procesów księgowania wszelkich dokumentów wystawianych przez firmy leasingowe, nawet w sytuacji głębokiej analityki i konieczności wyodrębnienia z faktur opłat za pojedyncze przedmioty leasingu. Dane są wprowadzane do systemu przez zewnętrznych ekspertów i eksportowane wprost do systemu księgowego Klienta po uprzedniej weryfikacji przez jego służby księgowe. Dopasowanie pliku eksportu do systemu księgowego Klienta jest po stronie firmy wykonującej usługę
- Natychmiastowy dostęp do wiedzy ekspertów z dziedziny leasingu w przypadku konieczności realizacji działań indywidualnych np. wydłużenia lub skrócenia umowy leasingu, rozliczenia umowy w związku z jej przedterminowym zakończeniem np. w wyniku szkody całkowitej, konieczności przeprowadzenia restrukturyzacji opłat leasingowych lub skonsultowania wybranego zagadnienia z zakresu leasingu w związku z np. kontrolą skarbową.
- Automatyczny proces powiadomień w przypadku wystąpienia zdarzeń monitorowanych (np. kończąca się polisa ubezpieczeniowa na przedmiot leasingu, kończące się badania techniczne pojazdów, nie zapłacone w terminie raty leasingowe lub zbliżający się koniec umowy leasingu)
- Wsparcie ekspertów w zakresie konstruowania nowych umów leasingowych, w szczególności pod kątem konieczności i możliwości negocjacji treści nowo zawieranych umów leasingu. Działanie to ma charakter prewencyjny i zabezpieczać ma w jak najlepszy sposób ryzyko Korzystającego w przypadku nowych transakcji.
- Dostęp do najświeższych informacji o zmianach prawnych oraz prawno-podatkowych regulujących kwestie leasingu.
- Usługa LEASING MONITOR dedykowana jest podmiotom posiadającym co najmniej kilkanaście umów leasingu. Koszt obsługi nie jest wysoki i uzależniony jest od złożoności pakietu umów. Co ważne jednak, istnieje możliwość indywidualnego skonstruowania zakresu usługi. Decydując się na przekazanie odpowiedzialności za administrowanie umowami leasingu, zewnętrznym ekspertom, możemy liczyć dodatkowo na znaczne oszczędności w kosztach już obecnie realizowanych umów jak również w tych zawieranych w przyszłości.
Nic więc dziwnego w tym iż cieszy się dużym zainteresowaniem firm, posiadających w obsłudze pakiety umów leasingu. W gronie podmiotów korzystających z tej formy zarządzania umowami znajdują się oprócz średniej wielkości firm, również te bardzo duże posiadające pakiety kilkuset a nawet kilku tysięcy umów leasingu. Referencje wystawiane przez firmy potwierdzają fakt uzyskiwania przez nie szeregu korzyści wynikających z usługi LEASING MONITOR.
