Bezpieczny leasing

Skuteczny monitoring umów leasingu

W poprzednim numerze newslettera opisaliśmy Państwu proces zawierania umowy leasingu, skupiając się na podstawowych ryzykach, które mu towarzyszą oraz sposobach ich zabezpieczenia. Podkreślaliśmy unikalną pozycję negocjacyjną jaką posiadacie zawierając umowę, która później już się nie powtórzy.

Jeśli udało Wam się wynegocjować optymalne zapisy OWUL, wówczas oczywiście Wasza sytuacja jest znacząco lepsza, a ilość zagrożeń, które należy monitorować jest mniejsza. Nawet jednak w takim przypadku przejście przez okres umowy nie powinno pozostawać poza Waszą kontrolą. Nigdy bowiem nie osiągnie się ideału, a pozycja Finansującego zawsze będzie silniejsza. Musi tak być, bo to on ponosi ryzyko finansowe i nie może w zapisach umowy zgodzić się na sformułowania, w wyniku których miałby stracić swoje uprzywilejowanie.

Jeśli umowa pozostała bez zmian na standardowych zapisach, monitorowanie jej realizacji jest jeszcze ważniejsze z uwagi na większy zakres czynników ryzyka, które należy objąć nadzorem.

Podstawowe założenie monitoringu jest podobne do znanego z medycyny określenia, że leczenie nie może być bardziej dolegliwe niż choroba. Przy monitoringu umów zastosowane narzędzia, włożony zakres prac oraz w sumie poniesiony koszt, również powinny być optymalnie dobrane do sytuacji.
Trudno bowiem zakładać, że w przypadku pojedynczej umowy leasingu, zwłaszcza przy niskiej wartości przedmiotu, wdrożony zostanie szczegółowy i profesjonalny system monitorowania zdarzeń związanych z przebiegiem umowy. Ale takie umowy również powinny być kontrolowane w zakresie głównych ryzyk, aby uniknąć bolesnych kosztów.

Jak powinno się określić zakres i sposób monitorowania?

Pytanie jest bardzo ważne, gdyż zakres nadzoru powinien być wprost proporcjonalny do zdiagnozowanych ryzyk, a pominięcie niektórych z nich powinno być świadomym wyborem, a nie przypadkiem. Na zadane pytanie powinno się więc odpowiedzieć: monitorować należy wszystkie obszary, które mogą stanowić potencjalne źródło strat.
Wytyczne MGW w tym zakresie określone są w wymienionych poniżej punktach, odpowiadających zdiagnozowanym przez nas głównym czynnikom ryzyka. Priorytetem monitoringu powinna być zawsze ocena zasadności oraz poziomu bieżących obciążeń finansowych, wynikających z wystawianych faktur i not księgowych. Ale również pozostałe obszary mogą zawierać różne możliwości błędów i przeoczeń.

1. Monitorowanie obciążeń finansowych – pod tym krótkim określeniem kryje się szereg tytułów do wystawienia faktur przez Finansujących:

a. Faktury na opłaty okresowe. Wydaje się że to jest proste. Cóż może być złego w naliczaniu rat? Niestety mamy w tym zakresie dość bogate doświadczenie. Często monitorowanie polega na porównywaniu wysokości rat z pierwotnym terminarzem. Zbieżność kwot sugeruje prawidłowość rat. Niestety to zbyt uproszczony wniosek.
W praktyce należy zarówno śledzić bieżące zmiany poziomu stóp rynkowych, jak i dysponować wiedzą odnośnie algorytmów przeliczeń stosowanych przez danego finansującego.
Źródłem nieprawidłowości są zarówno błędy jak i działania celowe.
Błędy są stosunkowo niegroźne jeśli się je szybko wychwyci i zgłosi reklamację do firmy leasingowej. Najczęściej dość szybko następuje korekta rat do prawidłowej wysokości. Źródłem błędów jest najczęściej człowiek, nie dość sprawnie wspierany przez systemy informatyczne.
Niestety mamy również liczne przykłady celowego wykorzystywania niejednoznacznych zapisów OWUL dla osiągnięcia często dużych korzyści z niewłaściwego naliczania rat. Najczęściej wiąże się to ze standardowym określeniem „raty mogą ulec zmianie”. Interpretacja, że skoro „mogą” to „nie muszą” spotykana była na rynku zwłaszcza w okresie szybkiego spadku stóp. Na szczęście obecnie firmy coraz rzadziej wprowadzają do OWUL tego typu niejednoznaczne zapisy, a nawet te, które miały je w swoich standardach generalnie od nich odchodzą. Zachęca do tego również sytuacja na rynku pieniężnym, gdzie stopy są dość stabilne i oczekiwany jest raczej ich wzrost niż dalszy spadek.
Weryfikacja opłat okresowych jest więc koniecznością, nawet w stosunku do niewielkiej wartości umów. Inną sprawą jest stopień szczegółowości takiej analizy. Ten zakres monitoringu jest wyjątkowo złożony, więc raczej należy powierzyć go doświadczonym specjalistom, choćby z uwagi na znajomość wspomnianych algorytmów obliczania rat w poszczególnych firmach leasingowych.

b. Faktury za opłaty dodatkowe. To również dość duże pole do uzyskiwania przychodów przez firmy leasingowe. Często można odnieść wrażenie, że walka na marże odbijana jest później rozbudową Tabeli Opłat i Prowizji.
Zwłaszcza w ostatnich latach przy kurczących się marżach, finansujący starają się kreatywnie podchodzić do poszczególnych pozycji w TOiP.
Aby temu zapobiec, należy zawsze przestrzegać zasady, aby TOiP stanowił załącznik do umowy leasingu. Tylko wówczas jesteście w stanie kontrolować rzeczywisty poziom kosztów, który ocenialiście w momencie zawierania umowy. Wprawdzie teoretycznie na finansującym ciąży obowiązek powiadamiania o każdorazowej zmianie wysokości opłat, jednak rzadko jest on przestrzegany, a możliwość rozwiązania umowy, jeśli nie wyrażacie zgody na zmianę TOiP jest czysto hipotetyczna (własność przedmiotu, ograniczenia podatkowe, itp.).
Każdorazowo więc po otrzymaniu faktury za jakąś dodatkową opłatę, sprawdźcie czy ma ona oparcie w znanej Wam TOiP. Jeśli nie, kwestionujcie wysokość takiej opłaty, nawet jeśli istnieje niewielkie prawdopodobieństwo akceptacji Waszego wniosku. Oczywiście ryzyko jest tym większe, im większa wartość umowy lub im większa liczba umów u danego Finansującego. Z wielkością portfela rośnie jednak również Wasza siła negocjacji, więc nie bagatelizujcie tego problemu.

W tym zakresie polecamy również artykuł omawiający to zagadnienie w dalszej części newslettera.

c. Opłaty za ubezpieczenie. To również stosunkowo szeroki wachlarz opłat, rekompensujący firmom leasingowym niskie marże. Dotyczy to zarówno refakturowania polis majątkowych, jak i szerokiego wachlarza ubezpieczeń dodatkowych. W efekcie każdy klient jest uszczęśliwiany bogactwem oferty w tym zakresie, a rezygnacja z nich często jest trudna i kosztowna. Ale należy przy tym stwierdzić, że nie jest naszym celem zniechęcanie Państwa do korzystania z różnego rodzaju ubezpieczeń dodatkowych. Problemem jest racjonalny ich wybór oraz świadoma decyzja.
Wprowadzanie nowej oferty do umowy bywa również dość podstępne. Przykładowo jest to ubezpieczenie bezpłatne (ale tylko w pierwszym roku). Jeśli się go na czas nie wypowie, zaczyna być fakturowane, a późniejsze odstąpienie już jest obarczone kolejną opłatą.
Monitorowanie opłat z zakresu polis polega więc przede wszystkim na sprawdzeniu jego zasadności, bo jego wystawienie może być efektem pomyłki. Sprawdzić należy również rynkową wysokość opłaty. Często bowiem pierwsza polisa jest stosunkowo korzystna, aby przekonać Was do skorzystania z pakietu własnych ubezpieczeń finansującego, a kolejne już nie.
Rezygnacja z polis własnych jest trudna i też może być kosztowna (jak nie zarabiamy na polisie, to zarobimy na odstępstwie od niej).

d. Podatki lokalne (głównie PŚT). W przeciwieństwie do omówionych poprzednio nieprawidłowości w wysokości opłat, ta grupa nie przysparza firmom leasingowym dodatkowych przychodów. Nieprawidłowe opłaty są bowiem pochodną złej klasyfikacji danego środka transportu do odpowiedniej grupy, od której zależy wysokość podatku. Zła kwalifikacja może wynikać z błędów ludzkich, ale może też być efektem minimalizacji pracochłonności. Wiadomo przecież, że zastosowanie najwyższej stawki podatku, z pewnością nie zostanie zakwestionowane przez służby finansowe gminy, a klient i tak pokryje naliczone koszty. Często posiadane dokumenty nie są do końca kompletne w tym zakresie, a poszukiwanie szczegółów pozwalających potwierdzić spełnienie określonych kryteriów (norma czystości spalin, zawieszenie itp.) kosztuje, więc uproszczone podejście jest w pełni zrozumiałe, co nie znaczy że należy je akceptować.
Jeśli zauważycie jakąś niezgodność, należy niezwłocznie ją zgłaszać, gdyż skuteczność takich reklamacji jest rzędu 100%.

e. Odsetki za opóźnienie. To nie jest może kluczowy element monitoringu, zwłaszcza jeśli płacicie w terminie, ale mimo wszystko należy również położyć na to nacisk, gdyż zdarza się naliczanie odsetek od zapłaconych wierzytelności (najczęściej błąd systemu lub człowieka), naliczenie odsetek za nieprawidłowy okres (jak wyżej) oraz przyjęcie złej stopy procentowej do naliczania odsetek (w tym przypadku czasem jest to celowe działanie). Odnośnie stopy odsetek właściwej do naliczania opłat za opóźnienie w br. odsyłamy Państwa do stosownego artykułu w dalszej części newslettera.

2. Aneksy do umów leasingu. Poza weryfikowaniem wysokości bieżących opłat, o czym pisaliśmy powyżej, kolejnym istotnym elementem monitorowania przebiegu umowy leasingu są wszelkie zmiany, które na nasz wniosek są wprowadzane w jej treści. Najczęściej dotyczy to wydłużenia lub skrócenia okresu leasingu, zmiany wysokości opłat, zmiany wykupu, zmiany waluty itp. Wszystkie takie sytuacje są kuszącą możliwością dla Finansującego, aby poprawić rentowność transakcji.
Nie ma w tym nic dziwnego, w końcu nie są to instytucje charytatywne, więc starają się zarobić jak najwięcej. A ponieważ często w momencie zawierania umowy są ograniczeni warunkami stawianymi przez konkurencję, taki aneks jest dobrym momentem dla podwyższenia pierwotnej marży. Zwłaszcza że wydłużenie okresu to jednak pewien wzrost ryzyka, skrócenie to z kolei utrata przyszłych dochodów itp.
To oczywiście powinno być zrobione w sposób otwarty, z powiadomieniem Korzystającego, ale każdemu handlowcowi trudno przychodzi przyznać to otwarcie, więc należy samemu weryfikować oferty na aneks, aby mieć pełne rozeznanie sytuacji.
No i sprawa najważniejsza – aneks należy weryfikować zanim go podpiszemy. Później są to już warunki wiążące obie strony.
Oczywiście każdy aneks to również opłata dodatkowa z TOiP. Jak wyżej wskazywaliśmy też należy ją zweryfikować i ewentualnie negocjować. Aneks aneksowi nierówny. Są zmiany dość skomplikowane, ale są i proste. Opłaty dodatkowe zawsze są ustalone tak, aby Finansujący nie stracił, więc przy prostych sprawach może być elastyczny w aspekcie wysokości opłaty.

3. Rozliczanie szkód i innych przedterminowych zakończeń umowy. To bardzo ważny obszar do monitorowania. Oczywiście prostszy, jeśli zadbaliście o dobre warunki rozliczenia w momencie zawierania umowy, albo zawarliście ją z firmą, która takie zasady ma przyjaźnie sformułowane (np. BZWBK lub BGŻBNPPARIBAS). Niestety rynkowym standardem jest dyskontowanie przyszłych opłat niekorzystnymi parametrami (stopa bazowa, częściowa stopa bazowa, stopa bazowa pomniejszona o jakąś wartość itp.).
Przede wszystkim musicie więc zdefiniować punkt w którym się znajdujecie, określić zasadę rozliczenia umowy oraz sprawdzić, czy przesłane warunki jej zakończenia są zgodne z zapisami umowy.
Drugim elementem jest porównanie kwoty rozliczenia z kapitałem do spłaty i jeśli są to zbyt rozbieżne waszym zdaniem wartości, podjęcie negocjacji z Finansującym odnośnie możliwości zastosowania indywidualnego podejścia do takiej umowy.
Generalnie to dość trudny element, wymagający dobrej znajomości zasad wartości pieniądza w czasie, więc jeśli nie czujecie się pewnie w tej dziedzinie, poproście o pomoc specjalistów.

4. Obowiązki vs kary umowne. To dość oczywisty element waszych działań. Każda umowa nakłada na Korzystających szereg obowiązków w zakresie przesyłania informacji finansowych, polis, potwierdzeń zapłaty, czy raportowania zdarzeń nadzwyczajnych. Jak wiadomo każdy obowiązek jest niewdzięczną czynnością, więc gdyby nie było kar, mało kto by je realizował.
Kary bywają różne. Od naturalnych opłat w ryczałtowej wysokości kilkudziesięciu-kilkuset złotych, poprzez okresowe zwiększanie opłat okresowych, aż do krańcowego i zdaniem MGW bardzo nagannego, trwałego podnoszenia swojej marży.
Niezależnie od wysokości kar, powinno się wprowadzić skuteczny system monitorowania takich okresowych obowiązków i rzetelnie je realizować, gdyż konsekwencje w skrajnych przypadkach mogą być bardzo poważne.

5. Bieżące monitorowanie wszelkich zdarzeń. Trudno jednoznacznie opisać co może kryć się pod tym pojęciem, ale oznacza ono codzienną czujność w stosunku do każdego dokumentu, pisma i zawiadomienia przysyłanego przez Finansujących. Oprócz bowiem mniej lub bardziej ważnych spraw zawartych w jego treści, może się okazać, że przykładowo na jego końcu znalazła się „przygotowana specjalnie dla naszych najlepszych klientów” oferta kolejnego ubezpieczenia dodatkowego.
Może to być dość ciekawa propozycja, z której warto skorzystać, ale należy starannie ją przeanalizować, również w aspekcie ceny i warunków jej wypowiedzenia. Czasem możecie być zaskoczeni, czemu kolejna rata wzrosła skoro nic się nie powinno zmienić. I dopiero wówczas zauważacie, że rok temu kupiliście ubezpieczenie, którego nie potrzebujecie, albo które dotąd było bezpłatne, ale należało je wypowiedzieć do końca poprzedniego miesiąca…
Więc apelujemy o czytanie wpływających dokumentów. Wszelkie podejmowane decyzje powinny być bowiem świadome i przemyślane.

Jak zorganizować system monitoringu?

Skoro już wiecie co należy monitorować, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo obsługi umowy, nasuwa się pytanie jak to zrobić, aby efekty były jak najkorzystniejsze, przy minimalizacji kosztów. Koszty bowiem muszą się pojawić. Najtaniej jest nie robić nic, ale straty mogą być wówczas niepowetowane. I podobnie jak przy ubezpieczeniach płacimy za polisę aby mieć „święty spokój” na wypadek szkody, tak i przy budowie systemu monitoringu, koszty są koniecznym elementem bezpieczeństwa.
Poprawny system monitoringu wymaga kilku podstawowych elementów:

  • Zapewnienia spójnego i szybko dostępnego zasobu dokumentacji związanej z zawartymi umowami (oferty, umowy, aneksy, korespondencja, polisy, itp.)
  • Zapewnienia odpowiedniej kadry zajmującej się monitoringiem (wiedza z zakresu matematyki finansowej, biegłe posługiwanie się arkuszem Excel, doświadczenie w negocjacjach itp.)
  • Zapewnienia odpowiednich narzędzi (programy kalkulacyjne pozwalające na ocenę prawidłowego naliczania opłat, zależnie od algorytmów danego Finansującego, system przypomnień i powiadomień (kończące się badania techniczne, polisy, przesyłanie dokumentów finansowych itp.)).
  • Opracowania procedur postępowania oraz przydzielenie ich do odpowiedzialnych pracowników.
    Zapewnienie prawidłowego podziału obowiązków w ramach istniejącego regulaminu organizacyjnego.

Oczywiście można mieć inny pomysł na taki system, ale jeśli ma on być spójny i prawidłowy, powinien zawierać wszystkie wskazane wyżej elementy. Rzecz jasna dla jednej lub kilku umów, nikt nie będzie ponosił kosztów nieadekwatnych do skali ryzyka, ale jeśli zarządzacie np. dużą flotą pojazdów i macie kilkadziesiąt lub więcej umów leasingu, pozostawienie tego pola bez spójnego monitorowania jest nieakceptowalne.
Jeśli nie chcecie lub nie potraficie zbudować takiego monitoringu, zawsze możecie skorzystać z doświadczenia innych, wykupując odpowiednią usługę, czyli outsoursując tę dziedzinę działalności.

MGW posiada unikalną na rynku usługę LEASING MONITOR, w ramach której za ustaloną miesięczną opłatą przejmuje wszystkie opisane wyżej obowiązki w zakresie monitorowania prawidłowości obsługi umów leasingu.

Weryfikujemy prawidłowość opłat okresowych, posługując się specjalnie opracowanymi kalkulatorami, analizujemy napływające dokumenty, projekty, oferty itp., negocjując optymalne koszty obsługi. Dla większych pakietów umów dodajemy również usługę eksportu danych z wystawianych faktur, bezpośrednio do systemów finansowo-księgowych, odciążając Waszą pracę w tym zakresie. Dodatkowo wszyscy korzystający z tej usługi mają zapewnione bezpłatne wsparcie przy ocenie projektów nowych umów. Możemy również na uzgodnionych warunkach przygotować lub pomóc w organizacji nowego finansowania, zapewniając osiągnięcia najbardziej optymalnych warunków dostępnych w danym momencie na rynku.
Proponujemy, żebyście sprawdzili co potrafimy. Zajmijcie się swoim biznesem, a problemy z leasingiem zostawcie wysokiej klasy specjalistom.

Jarosław Melon

Kliknij i skomentuj

Pozostaw odpowiedź

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

MGW_logo_300

MGW Corporate Consulting Group Sp. z o.o.

budynek Oxford Tower
ul. Chałubińskiego 8
00-613 Warszawa, 38 piętro

tel.: +48 22 292 81 11 | fax: +48 22 292 81 10

Dane rejestrowe:

MGW Corporate Consulting Group Sp. z o.o.
Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

Kapitał zakładowy: 151.018 PLN (wpłacony w całości)

KRS: 0000338181, REGON: 142028801, NIP: 5272612470

Copyright © 2016 | Leasing Monitor | MGW CCG Sp. z o.o. | Website: Studio 2000

To Top

Strona korzysta z plików cookies w celu zapewnienia realizacji usług. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce... Więcej Informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close